Uno de los temas más importantes al implementar un sistema cashless® en un evento es la política de devolución de saldo. No es solo un detalle operativo, es una decisión que impacta directamente en la experiencia del usuario, la percepción del sistema y la gestión financiera del evento.

Lo primero que hay que tener claro es que la política de devolución no es única. El organizador define cómo quiere manejar el saldo no consumido, en función de sus objetivos, tipo de evento y estrategia comercial.

Es importante saber que la regulación aplicable sobre las recargas de saldo para consumir en redes acotadas de puntos de consumo, tal como eventos, es la regulación de Tarjetas de Regalo. Misma que en cada país tienen peculiaridades siendo generalmente muy similares.  

Existen cuatro modelos principales.

El primer modelo es la no devolución, tal como lo hacen tarjetas de regalo Netflix, Amigo Kit de Telcel, y otras, que una vez “abiertas” deben consumirse en su totalidad o en dado caso, expiran. Para este y otros modelos, es indispensable tener la política de devoluciones impresa y clara en puntos de recarga así como en online (web/app). Para organizadores cuyo público es recurrente, se recomienda no utilizar esta modalidad. 

El segundo modelo es la devolución bajo solicitud, existiendo dos opciones: A. Solicitud en sitio y B. Solicitud online, pudiendo ofrecer ambas o solo una de las dos. El usuario tiene la opción de pedir la devolución dentro de un periodo definido, generalmente a través de una plataforma (link web y/o app) del evento. Este enfoque equilibra operación y experiencia: permite ofrecer devolución, pero evita procesar automáticamente todos los saldos. Requiere comunicación clara para que el usuario entienda cómo y cuándo solicitarlo. 

El tercer modelo es la devolución con un tap en el App Wallet, enviando una notificación a quienes recargaron en su App para que con un tap obtengan la devolución de saldo no gastado al medio de pago utilizado. Aplica para todos los métodos de pago digitales e-commerce (Apple Pay, Google Pay, Tarjetas de Crédito/Débito, PayPal) pero no para quienes recargaron su App Wallet en Efectivo, dichas personas deberán solicitar su devolución en sitio. MyCashless Link a Card permite a usuarios hacer una pre-autorización mayor a lo que se espera gastar y únicamente se carga el monto gastado, dejando en cero el saldo.

El cuarto modelo es la devolución automática, esquema en el cual el saldo no utilizado una vez terminado el evento se regresa al usuario de forma automática a la tarjeta de débito y/o crédito utilizada para recargar en sitio u online (web/app). Es la opción más transparente y la que genera mayor confianza, especialmente en eventos donde el usuario utiliza el sistema por primera vez. Reduce fricción y elimina dudas sobre “qué pasará con mi saldo no gastado”. Es indispensable utilizar Terminales All-in-One of MyCashless para lograr devoluciones automáticas, ya que el software de la Terminal mPOS permite la devolución.

La elección del modelo depende de varios factores. El tipo de evento, la duración, el perfil y recurrencia deseada del público. Eventos masivos o con usuarios poco familiarizados con este tipo de sistemas suelen beneficiarse de políticas más restrictivas. Eventos recurrentes o con audiencias más habituadas pueden optar por modelos más abiertos.

Más allá del modelo elegido, hay un punto crítico: la comunicación. La política de devolución debe ser clara, visible y entendible desde antes del evento. El usuario necesita conocer las políticas de devolución del evento antes de decidir cargar saldo. Esto evita fricciones, reduce reclamaciones y mejora la confianza en el evento y en el sistema.

Desde el punto de vista operativo, contar con una política bien definida también facilita la gestión interna. Permite planificar flujos financieros, reducir incertidumbre y automatizar procesos dentro del sistema cashless®.

En plataformas como MyCashless, estas políticas se pueden configurar según las necesidades del evento, permitiendo al organizador elegir el modelo que mejor se adapte a su operación y estrategia.

En resumen, la política de devolución no es un detalle menor. Es una decisión estratégica que influye en la experiencia del usuario, la confianza en el sistema y los resultados del evento.

Si estás implementando cashless® y quieres definir la política de devolución más adecuada para tu evento, en MyCashless podemos ayudarte. Solicita una cotización o pide más información y diseña una operación alineada a tus objetivos.